北京市实施国家行政机关公文处理办法细则

发表日期:2014年12月26日

北京市实施国家行政机关公文处理办法细则 


  第一章 总 则
  第一条 为使本市国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的质量和效率,根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》),结合本市实际,制定本细则。
  第二条 本细则适用于本市各级行政机关的公文处理工作。
  第三条 行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
  第四条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
  第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全;必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。
  第六条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守《办法》及本细则,并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
  第七条 各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构,主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
  第八条 各级行政机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
  第二章 公文种类
  第九条 行政机关的公文种类主要有:
  (一)命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
  (二)决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排;奖惩有关单位及人员;变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
  (三)公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
  (四)通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
  (五)通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项;任免人员。
  (六)通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
  (七)议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
  (八)报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
  (九)请示适用于向上级机关请求指示、批准。
  (十)批复适用于答复下级机关的请示事项。
  (十一)意见适用于对重要问题提出见解和处理办法;明确要求下级机关贯彻执行;报请上级机关予以批转或者转发。
  (十二)函适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
  (十三)会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
  第三章 公文格式
  第十条 公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
  (一)涉及国家秘密的公文,应当在首页右上方标明密级和保密期限。密级与保密期限并排,中间以“★”隔开;“绝密”、“机密”级公文应当在首页左上方标明份数序号。
  (二)涉及国家秘密的公文,如有具体保密期限应当明确标注;凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项,其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。
  (三)紧急公文,应当根据紧急程度在首页右上方分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当根据紧急程度分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
  (四)发文机关标识,应当使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文,主办机关名称应当排列在前;如联合行文机关过多,应当保证公文首页显示正文。
  (五)发文字号,包括发文机关代字、年份、序号,应当在首页发文机关标识下方标明,年份、序号使用阿拉伯数码标识。联合行文,只标明主办机关发文字号;非主办机关可以在会签文稿时,自编文号,内部掌握,以便传递、整理(立卷)和归档。
  (六)上报的公文,应当注明签发人、会签人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。联合上报的公文,主办机关签发人姓名排列在前,其他机关签发人姓名在主办单位签发人姓名之下,按发文机关顺序依次排列。
  (七)公文标题,应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不使用标点符号。
  (八)主送机关,指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
  (九)公文附件,指对正式公文具有补充、说明性的附加文字材料,应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件顺序使用阿拉伯数码,附件名称后不加标点符号。
  (十)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,用印应当上不压正文,下压成文日期;联合行文需加盖两个以上印章时,主办机关印章在前,其他机关印章按顺序排列。
  (十一)成文日期,以本机关负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准;会议决定的事项以会议通过日期为准;电报以发出日期为准。成文日期使用汉字,并标全年、月、日;零写为“
”。
  (十二)公文附注,指需要说明的其他事项,应当加括号在成文日期左下方标注。
  (十三)公文应当标注主题词。上报的公文按照上级机关的要求标注主题词。主题词在公文的抄送栏之上标注。
  (十四)抄送机关,指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
  (十五)印发机关名称和印制日期,应当在抄送栏之下标明,无抄送机关在主题词之下标明。
  (十六)上报的请示性公文,应当在印发机关名称和印制日期之下注明联系人的姓名和电话。
  (十七)文字从左至右横写、横排。
  第十一条 公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准及《北京市国家行政机关实施〈国家行政机关公文格式〉印制标准(试行)》执行。
  第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210毫米×297毫米),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
  第四章 行文规则
  第十三条 行文应当确有必要,注重效用。
  第十四条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
  第十五条 下级机关应当向直接上级机关请示和报告;因特殊情况必须越级请示和报告的,应当抄送被越过的上级机关,并注明理由。向下级机关的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。
  第十六条 向上级机关报送公文,内容应当为需要报告的重大事项,上级机关要求报告办理情况的事项,须经上级机关审批或者决定的事项。
  第十七条 政府及其各部门应当主动处理职权范围内的事务。属于政府部门直接办理的事项,同级政府其他部门和下一级政府应当直接向主管部门行文。须经政府审批的事项,经政府批准也可以由政府部门行文,文中应当注明经政府批准。
  第十八条 凡本部门职权范围内能够解决或者通过部门间协商可以解决的事项,一般不要请示上级机关;凡本部门发文或者若干部门联合发文能够解决的事项,不得要求上级机关批转或者转发。
  第十九条 政府部门在职权范围内可以相互行文,可以向下一级政府的相关业务部门行文。政府部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文;如需行文,应当报请本级政府批转或者由本级政府办公厅(室)转发;因特殊情况确需直接向下一级政府正式行文的,应当报经本级政府同意,并在文中注明经政府同意。
  第二十条 政府部门内设机构除办公厅(室)外,不得对外正式行文。部门内设机构不得向本部门以外的其他机关制发政策性和规范性文件,不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项;与相应的其他机关联系工作确需行文,应当以函的形式行文。
  第二十一条 政府部门下属单位应当以政府部门名义向同级政府报送公文。
  第二十二条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
  第二十三条 联合行文机关不宜过多。行政机关联合行文应当明确主办机关,主办机关排列在前、先签署意见,其他机关依次会签;一般不使用复印件会签。行政机关与同级或者相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文,按照党、政、军、群的顺序排列。
  第二十四条 部门之间对有关问题未经协商一致,或者未经上级机关批准裁决的,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关应当责令纠正或者撤销。
  第二十五条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关;需要同时抄送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关,也不得抄送个人。
  第二十六条 “请示”与“报告”必须严格分开,不得在“报告”中夹带请求批示或者批准的事项。
  第二十七条 请求上级机关批转或者发文的事项,应当在“请示”中说明发文依据、理由,并附代拟稿。
  第二十八条 除上级机关负责人直接交办的事项并要求直接报送外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
  第二十九条 受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。
  第三十条 不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准,或者有关主管部门向来文机关答复请求批准的事项,应当使用“函”,不得使用“请示”或者“批复”。
  第五章 发文办理
  第三十一条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
  第三十二条 草拟公文应当做到:
  (一)符合国家法律、法规、规章及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要与现行政策、规定衔接,应当切实可行并加以说明。
  (二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
  (三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权以及与主送机关的行文关系确定。
  (四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
  (五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
  (六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
  (七)应当使用国家法定计量单位。
  (八)公文使用非规范化简称,应当先使用全称并注明简称;使用国际组织外文名称或者其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
  (九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
  第三十三条 拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,协办部门要积极配合,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调。经协调仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或者裁定。
上报的请示性公文,主办部门应当附上与其他部门协商一致或者不同意见的书面材料。
  第三十四条 公文送负责人签发前,应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合《办法》及本细则规定的公文种类、公文格式、行文规则和拟制公文的有关要求。
  第三十五条 以本机关名义制发的上报公文,由主要负责人(指行政机关的正职或者主持工作的负责人)签发。以本机关名义制发的命令(令)由本机关正职负责人签发,制发的决定、公告、通告由主要负责人签发,制发的其他公文由主要负责人或者由其授权的其他负责人签发。
  第三十六条 会签公文,主办机关应当送会签机关文秘部门按公文办理程序会签。
  第三十七条 公文正式印制前,文秘部门应当进行复核。复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,公文格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应当按程序复审。
  第六章 收文办理
  第三十八条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
  第三十九条 文秘部门对收到的公文应当及时登记、审核。审核的重点是:是否应当由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或者地区职权范围内的事项是否已协商、会签;使用公文文种、公文格式是否规范。
  第四十条 经审核,对符合《办法》及本细则规定的公文,文秘部门应当及时提出拟办意见报负责人批示、阅知,或者转请有关部门办理、阅知。对属于部门职权范围内的事项或者经上级机关授权、委托由部门办理的事项,应当直接转请有关部门办理;需要两个以上部门办理的公文,应当明确主办部门;紧急公文,应当明确办理时限。
  对不符合《办法》及本细则规定的公文,经本机关办公厅(室)负责人批准后,退回呈报部门并说明理由。
  第四十一条 承办部门收到交办的公文,应当及时处理,并将办理情况告知交办部门或者呈报部门,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回交办部门并说明理由。
  第四十二条 报负责人批示的公文,负责人应当及时批示。负责人审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;对没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
  第四十三条 负责人批示或者转请有关部门提出办理意见的公文,批示或者办理后,不得随意横传,应当及时退回文秘部门,由文秘部门按规定程序处理。
  第四十四条 报负责人批示或者转请有关部门办理的公文,文秘部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办,防止积压、延误。
  第四十五条 市政府各部门对市政府文件、市政府办公厅文件和市政府负责人批示、市政府办公厅交办公文的办理:
  (一)市政府文件、市政府办公厅文件中要求报告执行情况,凡明确提出时限要求的,主管部门应当按时限要求及时将执行情况书面报告市政府办公厅。
  (二)对市政府办公厅分发或者翻印的国务院文件、国务院办公厅文件,应当认真贯彻。确需由市政府行文作具体部署的,主管部门应当结合本市实际,提出贯彻意见,并代拟文稿报送市政府办公厅。
  (三)对市政府负责人批请有关部门研究提出意见或者市政府办公厅转请有关部门研究提出意见的公文,凡明确提出时限要求的,应当按规定时限要求办理。紧急公文应当在12个工作日内、非紧急公文应当在5个工作日内将书面意见报送市政府办公厅;确因情况特殊不能按时办理完毕的,应当及时向市政府办公厅报告。突发事件以及国家法律、法规另有规定的事项除外。
对需要贯彻执行的国务院文件、国务院办公厅文件,依照上述原则办理。
  第四十六条 市政府办公厅建立执行《办法》及本细则的报告制度和通报制度,报告和通报有关情况。
  第四十七条 各区、县政府和市政府各工作部门向市政府、市政府办公厅报送公文为一式5份。一般公文不超过3000字。
  第七章 公文归档
  第四十八条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》等有关规定,及时将公文形成过程中的正本、定稿、重要稿件和有关材料整理(立卷)、归档。其中与公文并办的电报随同公文一起整理(立卷)。个人不得保存应当归档的公文。
  第四十九条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。
  第五十条 联合办理的公文,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他机关保存复制件或者其他形式的公文副本。
  第五十一条 本机关负责人兼任其他机关职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职机关整理(立卷)、归档。
  第五十二条 归档范围内的公文,要确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。
  第五十三条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
  第八章 公文管理
  第五十四条 公文由文秘部门或者专职文秘人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
  第五十五条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
  第五十六条 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
未经市政府转发、翻印或者市政府办公厅同意,不得自行转发、翻印国务院文件、国务院办公厅文件。
  第五十七条 公开发布行政机关公文,必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
  第五十八条 传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文,应当安装加密装置;绝密级公文不得使用计算机、传真机传输。
  第五十九条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章,视同正式公文管理。
  第六十条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
  第六十一条 机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
  第六十二条 工作人员调离工作岗位时,应当将个人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
  第六十三条 不具备归档和存查价值的公文,应当经过鉴别和办公厅(室)负责人批准,定期销毁。
  第六十四条 销毁秘密公文,应当到指定地点由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密(含密码电报)、机密级公文应当严格履行登记手续。
  第六十五条 密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。
  第六十六条 行政机关印章的使用和管理,应当严格按照国务院及市政府的有关规定执行。使用印章,必须经本机关行政负责人批准。
  (一)市政府、市政府办公厅印章的使用:需要使用“北京市人民政府”印章的公文,必须经市长、副市长批准,或者经市政府常务会讨论通过,并经市政府秘书长签发。需要使用“北京市人民政府办公厅”印章的公文,必须经市政府办公厅主任或者主管副主任批准;内容重要的公文,必须报请市长、副市长或者市政府秘书长批准。
  (二)市政府专用印章的使用:需要使用“北京市人民政府出国任务审批专用章”、“北京市人民政府土地登记专用章”、“北京市人民政府建设用地专用章”、“北京市人民政府行政复议专用章”、“北京市人民政府办理建议提案专用章”和市政府其他专用章的公文,必须经主管副市长或者市政府授权的市政府负责人批准。
  第九章 附 则
  第六十七条 外事、行政规章方面的公文,除应当遵守《办法》及本细则外,还应当依照有关部门的规定办理。
  第六十八条 本市国有企业、事业单位公文处理工作,可以参照《办法》及本细则执行。
  第六十九条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前,各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。
  第七十条 各级行政机关的办公厅(室)对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。
  第七十一条 本细则执行中的具体问题,由市政府办公厅负责解释。
  第七十二条 本细则自200151日起施行。1994928日市政府办公厅发布,1994101日起施行的《北京市实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》同时废止。